POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH – Polityka prywatności

w ErgoFizjo.pl

1) O czym jest ten dokument

Ta informacja wyjaśnia, jak i po co przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających serwis ErgoFizjo.pl, kontaktujących się z nami oraz korzystających z naszych usług (audytów ergonomii, warsztatów i działań edukacyjnych w firmach). Dokument jest przygotowany zgodnie z RODO oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r.

2) Słowniczek pojęć

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
Administrator (ADO) – podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych.
Dane osobowe – informacje pozwalające zidentyfikować osobę (bezpośrednio lub pośrednio).
Przetwarzanie – każda czynność na danych (zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie itd.).

3) Kto jest administratorem danych

Administratorem danych jest:

[UZUPEŁNIJ: imię i nazwisko / nazwa firmy]
[UZUPEŁNIJ: forma prawna, np. JDG]
adres: [UZUPEŁNIJ: ulica, kod, miasto]
NIP: [UZUPEŁNIJ] (REGON opcjonalnie: [UZUPEŁNIJ])
serwis: https://ergofizjo.pl

Kontakt w sprawach danych osobowych:

tel.: +48 515 120 001

e-mail: kontakt@ergofizjo.pl

korespondencja: [UZUPEŁNIJ: adres korespondencyjny]

4) Jak dbamy o bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym m.in.: ograniczenia dostępu, upoważnienia, zabezpieczenia kont i systemów, aktualizacje oraz dobór dostawców usług (np. hosting/IT) spełniających wymagania RODO.

5) Jakie dane przetwarzamy (typowe przykłady)

W zależności od sytuacji mogą to być: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko, treść wiadomości, dane do faktury, a także dane techniczne (np. adres IP, typ przeglądarki) – w zakresie niezbędnym do działania serwisu i zapewnienia bezpieczeństwa.

6) Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

A) Kontakt i przygotowanie oferty (formularz/e-mail/telefon)

Cel: odpowiedź na zapytanie, przedstawienie oferty, ustalenia przed zawarciem umowy.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed umową) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: komunikacja i obsługa zapytań).

B) Realizacja usług ErgoFizjo (audyt, warsztaty, dni zdrowia, materiały, raport)

Cel: wykonanie umowy i rozliczenie usługi.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).

C) Obowiązki prawne (księgowość/podatki)

Cel: wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

D) Roszczenia, reklamacje, bezpieczeństwo i obrona praw

Cel: dochodzenie lub obrona roszczeń, obsługa reklamacji, zabezpieczenie serwisu przed nadużyciami.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

E) Social media (np. Instagram, WhatsApp, X)

Cel: komunikacja, odpowiedzi na wiadomości, budowanie relacji, statystyka aktywności profilu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane są przetwarzane także na zasadach właściwych serwisów społecznościowych.

7) Komu możemy ujawniać dane (odbiorcy)

Dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, które są potrzebne do działania lub rozliczenia usług, np.:

dostawca hostingu i poczty, utrzymanie systemów IT,
księgowość, kancelaria prawna (jeśli wystąpi taka potrzeba),
operatorzy pocztowi i kurierscy,
bank / operator płatności (jeżeli występuje),
organy publiczne – tylko gdy wymagają tego przepisy.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich „marketingowo” osobom trzecim.

8) Jak długo przechowujemy dane

zapytania/kontakt: przez czas obsługi sprawy oraz zasadniczo do 3 lat (na potrzeby ewentualnych roszczeń),
realizacja umowy: przez czas trwania współpracy i dalej przez okres przedawnienia roszczeń,
dokumenty księgowe: co do zasady 5 lat od zakończenia roku podatkowego,
zgoda (jeśli była udzielona): do czasu jej cofnięcia.

9) Twoje prawa

Masz prawo do:
dostępu do danych i kopii danych,
sprostowania,
usunięcia danych (gdy nie ma podstaw do dalszego przetwarzania),
ograniczenia przetwarzania,
sprzeciwu (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
przenoszenia danych (w przypadkach przewidzianych przez RODO).

Masz też prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00–193 Warszawa.

10) Cofnięcie zgody (jeśli była udzielona)

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), możesz ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
Kontakt: kontakt@ergofizjo.pl

11) Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w praktyce:

przy kontakcie i ofercie – niezbędne do odpowiedzi,
przy umowie – niezbędne do realizacji usługi,
przy fakturze – wymagane przepisami.
Brak danych może uniemożliwić obsługę zapytania lub realizację usługi.

12) Cookies i podobne technologie (ePrivacy)

Serwis może korzystać z plików cookies, aby:
działać poprawnie (cookies niezbędne),
zapewniać bezpieczeństwo i stabilność,
prowadzić statystyki/analitykę – jeżeli takie narzędzia są używane.

Ustawienia cookies możesz zmienić w przeglądarce. Jeśli używane są cookies analityczne/marketingowe – wymagamy zgody poprzez baner cookies.

13) Profilowanie i automatyczne decyzje

Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO. Jeżeli w przyszłości wdrożymy narzędzia marketingowe/analityczne wymagające doprecyzowania – dokument zostanie zaktualizowany.

14) Data obowiązywania

Niniejsza informacja obowiązuje od dnia: 01.03.2026.